Come gestire l’auto durante un contratto di noleggio a lungo termine
Dopo la consegna di un’auto a noleggio a lungo termine (NLT) inizia la fase più lunga del contratto: l’utilizzo quotidiano del veicolo.
Manutenzione, pneumatici, sinistri, guasti, chilometraggio, cambio del driver, multe e assistenza sono alcuni degli aspetti che possono presentarsi durante il periodo di noleggio.
Molti di questi servizi possono essere compresi nel canone, ma modalità operative, coperture, franchigie e condizioni dipendono sempre dal contratto sottoscritto e dalla società di noleggio.
Conoscere in anticipo le procedure permette di utilizzare meglio il veicolo, evitare errori e arrivare più preparati anche alla futura restituzione.
In questa guida vediamo come gestire un’auto durante un contratto di noleggio a lungo termine e cosa controllare nel corso del noleggio.
Cosa fare dopo la consegna dell’auto a noleggio
Quando viene consegnato il veicolo è utile dedicare qualche minuto alla verifica della documentazione e delle principali procedure operative.
Suggerisco di identificare almeno:
- riferimenti per l’assistenza;
- modalità di prenotazione della manutenzione;
- procedura da seguire in caso di guasto;
- procedura in caso di incidente;
- servizi compresi nel contratto;
- condizioni relative ai pneumatici;
- eventuale servizio di auto sostitutiva;
- coperture assicurative;
- franchigie previste;
- chilometraggio contrattuale.
È utile conservare queste informazioni in un luogo facilmente accessibile anche al driver che utilizza abitualmente il mezzo.
Chi deve occuparsi della manutenzione dell’auto?
Anche se la manutenzione è compresa nel contratto, il cliente deve comunque assicurarsi che il veicolo venga sottoposto agli interventi previsti.
Il driver deve quindi rispettare:
- scadenze;
- indicazioni del veicolo;
- programmi di manutenzione;
- eventuali segnalazioni presenti sul cruscotto.
La manutenzione viene normalmente effettuata attraverso strutture convenzionate o secondo le modalità indicate dalla società di noleggio.
Non è quindi opportuno rivolgersi autonomamente a un’officina senza aver prima verificato la procedura prevista.
Cosa comprende la manutenzione nel noleggio a lungo termine?
Dipende dal contratto.
Quando prevista, può comprendere interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria collegati al normale utilizzo del veicolo.
La manutenzione ordinaria può comprendere, ad esempio:
- tagliandi;
- controlli periodici;
- sostituzione di componenti soggetti alla normale manutenzione.
Quella straordinaria può riguardare interventi meccanici necessari durante il periodo di utilizzo, secondo quanto previsto dalle condizioni contrattuali.
Non bisogna però dare per scontato che qualsiasi intervento sia automaticamente compreso.
Danni causati da utilizzo improprio, negligenza o eventi non coperti possono essere gestiti diversamente.
Dove posso fare il tagliando dell’auto a noleggio?
Generalmente la società di noleggio mette a disposizione una rete di assistenza convenzionata.
Prima di prenotare un intervento è quindi consigliabile verificare:
- officine disponibili;
- procedura di autorizzazione;
- modalità di prenotazione;
- eventuali documenti necessari.
Seguire la procedura prevista evita il rischio di sostenere direttamente costi che avrebbero potuto essere gestiti attraverso il contratto.
Cosa succede se non faccio la manutenzione prevista?
Trascurare la manutenzione può creare problemi sia durante l’utilizzo sia alla restituzione.
Un intervento non effettuato può:
- compromettere l’affidabilità del veicolo;
- provocare danni;
- aumentare il rischio di fermo;
- avere conseguenze economiche secondo le condizioni contrattuali.
Il fatto che l’auto non sia di proprietà del cliente non significa quindi che possa essere utilizzata senza rispettare le normali regole di manutenzione.
Come vengono gestiti gli pneumatici?
La gestione degli pneumatici dipende dalla configurazione del contratto.
Possono essere previste differenti condizioni relative a:
- sostituzione per usura;
- numero di pneumatici;
- pneumatici estivi o invernali;
- montaggio;
- equilibratura;
- deposito.
Prima di effettuare una sostituzione è opportuno verificare cosa prevede il proprio contratto e utilizzare la rete indicata dalla società di noleggio.
Devo controllare personalmente gli pneumatici?
Sì.
Anche quando il servizio pneumatici è compreso, il driver rimane responsabile del corretto utilizzo del veicolo.
È quindi importante controllare periodicamente:
- pressione;
- usura;
- eventuali danneggiamenti;
- presenza di anomalie.
Gli pneumatici incidono direttamente su sicurezza, consumi e comportamento dell’auto.
Cosa fare in caso di guasto?
In caso di guasto bisogna utilizzare i canali di assistenza previsti dalla società di noleggio.
In generale è opportuno:
- mettere il veicolo in sicurezza;
- contattare il servizio di assistenza previsto;
- seguire le indicazioni ricevute;
- evitare interventi non autorizzati quando non necessari per ragioni di sicurezza.
Le modalità possono variare in funzione del contratto e della situazione.
Per questo è utile avere sempre disponibili i riferimenti dell’assistenza.
È prevista l’assistenza stradale?
L’assistenza stradale può essere compresa tra i servizi del NLT secondo le condizioni contrattuali.
Può intervenire, ad esempio, in caso di:
- guasto;
- veicolo immobilizzato;
- incidente;
- altre situazioni previste dal servizio.
Coperture, modalità e limiti devono essere verificati nel contratto.
Come funziona l’auto sostitutiva?
L’auto sostitutiva può essere prevista dal contratto, ma non è necessariamente inclusa in qualsiasi formula di noleggio.
È importante verificare:
- quando viene riconosciuta;
- dopo quanto tempo;
- categoria prevista;
- durata;
- eventuali limitazioni.
Non bisogna inoltre confondere l’auto sostitutiva con la preassegnazione.
La prima viene generalmente utilizzata quando il veicolo in contratto è temporaneamente indisponibile nelle circostanze previste.
La preassegnazione è invece una soluzione temporanea utilizzabile, quando prevista, in attesa della consegna del veicolo definitivo.
Cosa fare in caso di incidente?
In caso di incidente è importante seguire rapidamente la procedura prevista dalla società di noleggio.
In generale è necessario:
- mettere in sicurezza persone e veicoli;
- raccogliere le informazioni necessarie;
- compilare la documentazione richiesta quando possibile;
- comunicare tempestivamente il sinistro;
- seguire le indicazioni per eventuale riparazione.
Anche quando il danno sembra modesto, è importante non trascurare la denuncia.
Un danno non correttamente segnalato può creare problemi successivamente, soprattutto alla restituzione del veicolo.
Come funziona la gestione dei sinistri?
La società di noleggio gestisce il sinistro secondo le coperture previste dal contratto.
Il cliente deve però rispettare le procedure e fornire la documentazione richiesta.
A seconda del contratto possono essere previste:
- franchigie;
- penali;
- limitazioni;
- differenti coperture per tipologia di danno.
Prima di sottoscrivere un NLT è quindi utile verificare non soltanto quali coperture siano presenti, ma anche quale quota di rischio rimanga a carico del cliente.
Cos’è la franchigia nel noleggio a lungo termine?
La franchigia rappresenta, in termini generali, una parte del danno o un importo che può rimanere a carico del cliente secondo le condizioni previste.
Due offerte con lo stesso veicolo e un canone simile possono avere condizioni molto diverse.
Per esempio, un contratto può prevedere coperture con franchigie più elevate rispetto a un altro.
Per questo il confronto non dovrebbe essere:
“Quale canone costa meno?”
ma:
“Quali servizi e quali condizioni sono compresi in quel canone?”
Cosa fare se trovo un danno sull’auto?
Se si rileva un danno è opportuno verificare tempestivamente come debba essere gestito.
Aspettare la fine del contratto e presentare un veicolo con diversi danni mai segnalati può complicare la fase di restituzione.
In particolare, è utile distinguere tra:
- normale usura;
- danno da incidente;
- danno accidentale;
- atto vandalico;
- evento atmosferico;
- altro evento coperto o non coperto.
La corretta classificazione dipende dalle condizioni contrattuali.
Chi può guidare un’auto a noleggio a lungo termine?
Le condizioni relative ai conducenti dipendono dal contratto e dalla società di noleggio.
Nel caso di un’auto aziendale è importante verificare:
- driver assegnato;
- eventuali altri conducenti autorizzati;
- condizioni relative all’età;
- eventuali limitazioni;
- procedure in caso di cambio driver.
Non bisogna quindi dare automaticamente per scontato che chiunque possa utilizzare il veicolo.
Posso cambiare driver durante il contratto?
Nelle flotte aziendali è normale che le assegnazioni possano cambiare.
Può accadere per:
- nuova assunzione;
- cambio di ruolo;
- dimissioni;
- riorganizzazione;
- assegnazione temporanea.
Quando cambia il conducente abituale è opportuno verificare se sia necessario comunicarlo e quale procedura sia prevista.
Per un’azienda consiglio di mantenere sempre aggiornato un prospetto con:
veicolo + targa + driver + chilometraggio + scadenza del contratto.
Approfondimento: Noleggio a lungo termine per aziende: guida alla gestione della mobilità e della flotta
Come gestire il chilometraggio durante il contratto?
Il chilometraggio è uno degli aspetti che consiglio maggiormente di controllare.
Non è sufficiente guardare il contachilometri qualche settimana prima della restituzione.
È preferibile effettuare verifiche periodiche.
Un metodo semplice consiste nel confrontare:
chilometri contrattuali previsti fino a quel momento
con
chilometri realmente percorsi.
Un esempio di controllo del chilometraggio
Immaginiamo un contratto:
48 mesi / 80.000 km
La percorrenza media prevista è:
80.000 ÷ 48 = circa 1.667 km al mese.
Dopo 24 mesi il riferimento teorico sarà quindi circa:
40.000 km.
Se il veicolo ne ha già percorsi 55.000, è evidente che l’utilizzo reale è molto superiore a quello inizialmente previsto.
Accorgersene a metà contratto è molto più utile che scoprirlo alla restituzione.
Cosa succede se percorro più chilometri del previsto?
Alla fine del contratto possono essere previsti conguagli per i chilometri eccedenti rispetto a quelli concordati.
Modalità e importi dipendono dalle condizioni contrattuali.
Se durante il noleggio emerge una differenza significativa è opportuno verificare tempestivamente se il contratto preveda possibilità di adeguamento o rimodulazione.
La regola pratica è:
non aspettare la scadenza quando sai già che la percorrenza è cambiata.
E se percorro meno chilometri?
Anche questa situazione viene gestita secondo quanto previsto dal contratto.
Possono essere presenti condizioni relative ai chilometri non percorsi e agli eventuali conguagli.
È quindi utile controllare la percorrenza sia quando è superiore sia quando è significativamente inferiore rispetto alle previsioni iniziali.
È possibile modificare durata o chilometri durante il NLT?
In determinate situazioni può essere possibile richiedere una modifica o rimodulazione, ma non deve essere considerata automatica.
Dipende da:
- società di noleggio;
- contratto;
- momento della richiesta;
- situazione del veicolo;
- nuova percorrenza prevista.
Quando cambiano in modo significativo le esigenze, suggerisco quindi di verificare le possibilità disponibili il prima possibile.
Cosa succede se cambiano le esigenze dell’azienda?
Durante alcuni anni possono cambiare molte cose:
- percorrenze;
- driver;
- sedi;
- attività;
- necessità operative;
- numero di veicoli.
Per una flotta aziendale è quindi utile effettuare almeno periodicamente una verifica di:
chilometri + driver + scadenze + utilizzo + costi.
Questo permette di capire se i contratti continuano a essere coerenti con le esigenze dell’impresa.
Come vengono gestite le multe?
Le modalità possono variare, ma generalmente le sanzioni relative all’utilizzo del veicolo rimangono a carico del soggetto responsabile.
Poiché il veicolo è intestato alla società proprietaria, possono essere previste procedure amministrative per identificare o comunicare l’utilizzatore.
Possono inoltre essere applicati costi amministrativi secondo quanto previsto dal contratto.
È quindi utile verificare le condizioni specifiche del proprio NLT.
Posso utilizzare l’auto all’estero?
In molti contratti è possibile utilizzare il veicolo anche all’estero, ma è necessario verificare:
- Paesi consentiti;
- documentazione;
- coperture assicurative;
- assistenza;
- eventuali limitazioni.
Prima di un viaggio fuori dall’Italia, soprattutto verso Paesi non abitualmente coperti, consiglio di controllare le condizioni previste.
Posso installare accessori sull’auto a noleggio?
Prima di effettuare modifiche o installazioni permanenti è opportuno verificare se siano consentite.
Il veicolo dovrà infatti essere restituito secondo le condizioni previste dal contratto.
Accessori, modifiche o interventi effettuati autonomamente potrebbero avere conseguenze al momento della riconsegna.
Per esigenze specifiche è quindi preferibile verificare prima con la società di noleggio.
Posso personalizzare un’auto aziendale con loghi e scritte?
Per i veicoli aziendali può essere necessario applicare loghi, grafiche o altre personalizzazioni.
Anche in questo caso è opportuno verificare:
- se siano consentite;
- modalità di applicazione;
- eventuale necessità di rimozione;
- condizioni richieste alla restituzione.
Una personalizzazione facilmente reversibile può essere molto diversa da una modifica permanente del veicolo.
Come gestire correttamente un’auto elettrica a noleggio
Nel caso di un veicolo elettrico si aggiungono alcuni elementi specifici.
È utile organizzare:
- modalità di ricarica;
- eventuali card o applicazioni;
- ricarica domestica o aziendale;
- pianificazione dei viaggi più lunghi;
- controllo dei cavi e degli accessori forniti con il veicolo.
Cavi e dotazioni consegnati insieme all’auto devono essere conservati con attenzione perché dovranno normalmente essere presenti anche alla restituzione.
Quali controlli fare periodicamente durante il contratto?
Per un privato può essere sufficiente una verifica ogni alcuni mesi.
Per una flotta aziendale può essere utile creare un controllo periodico più strutturato.
Suggerisco di verificare:
| Elemento | Cosa controllare |
|---|---|
| Chilometri | Coerenza con percorrenza contrattuale |
| Manutenzione | Tagliandi e interventi previsti |
| Pneumatici | Usura e condizioni |
| Danni | Eventi da denunciare o gestire |
| Driver | Corretta assegnazione |
| Scadenza | Tempo residuo del contratto |
| Nuovo veicolo | Quando iniziare il rinnovo |
| Dotazioni | Presenza di chiavi, cavi e accessori |
Un controllo semplice può evitare molti problemi successivi.
Quando iniziare a pensare alla restituzione?
La restituzione non dovrebbe essere affrontata soltanto negli ultimi giorni.
Alcuni mesi prima della scadenza è utile verificare:
- chilometraggio;
- condizioni della carrozzeria;
- pneumatici;
- manutenzione;
- eventuali danni;
- dotazioni;
- doppie chiavi;
- documentazione;
- necessità del veicolo successivo.
Questo permette di arrivare alla riconsegna con maggiore consapevolezza.
Approfondimento: Fine del noleggio a lungo termine: restituzione, danni, chilometri e rinnovo
Quando ordinare la nuova auto?
Se il veicolo deve essere sostituito con un altro NLT, bisogna considerare i tempi di consegna del nuovo mezzo.
Alcuni modelli possono essere disponibili rapidamente, altri richiedono diversi mesi.
Aspettare la scadenza per iniziare la ricerca può quindi creare un periodo nel quale il cliente non dispone del veicolo necessario.
La programmazione dovrebbe considerare:
scadenza attuale + tempi di consegna + approvazione della nuova pratica + eventuale soluzione temporanea.
Gli errori più comuni durante un contratto NLT
Non leggere le condizioni operative
Sapere cosa comprende il contratto evita sorprese.
Saltare la manutenzione
Il fatto che sia inclusa non significa che venga effettuata automaticamente.
Effettuare interventi senza autorizzazione
Può generare costi non riconosciuti.
Non denunciare i danni
Può creare problemi alla restituzione.
Non controllare i chilometri
È uno degli errori più frequenti.
Ignorare un cambio di driver
Nelle flotte è importante mantenere aggiornate le assegnazioni.
Aspettare la scadenza per scegliere la nuova auto
Può ridurre notevolmente le alternative.
Perdere accessori e dotazioni
Chiavi, cavi e altri elementi consegnati con il veicolo devono essere conservati.
Domande frequenti sulla gestione dell’auto a noleggio
Chi paga il tagliando nel noleggio a lungo termine?
Se la manutenzione è compresa nel contratto, gli interventi previsti vengono gestiti secondo le procedure della società di noleggio. È sempre necessario verificare le condizioni specifiche.
Posso portare l’auto dal mio meccanico?
Non bisogna darlo per scontato. Generalmente devono essere utilizzate le strutture e le procedure autorizzate dalla società di noleggio.
Cosa devo fare se faccio un incidente?
Mettere in sicurezza persone e veicolo, raccogliere le informazioni necessarie e comunicare tempestivamente il sinistro seguendo la procedura prevista.
Devo denunciare anche un piccolo danno?
È opportuno verificare la procedura prevista e non arrivare alla restituzione con danni mai segnalati.
Posso far guidare l’auto a un’altra persona?
Dipende dalle condizioni relative ai conducenti previste dal contratto.
Posso cambiare il chilometraggio?
In alcuni contratti può essere possibile richiedere una rimodulazione. Deve essere verificata con la società di noleggio.
Cosa succede se supero i chilometri?
Possono essere applicati i conguagli previsti dal contratto.
Posso andare all’estero con l’auto?
Generalmente è possibile in determinati Paesi e alle condizioni previste. Prima della partenza è opportuno verificare documentazione e coperture.
Quando devo iniziare a pensare alla nuova auto?
Dipende dai tempi di consegna del modello successivo. È consigliabile iniziare la valutazione con sufficiente anticipo rispetto alla scadenza.
Una semplice regola per gestire bene un NLT
Un contratto di noleggio a lungo termine non richiede necessariamente una gestione complessa.
È sufficiente tenere sotto controllo cinque elementi:
manutenzione + danni + chilometri + driver + scadenza.
Per un’azienda con più veicoli questi cinque elementi dovrebbero essere monitorati per ciascun mezzo.
In questo modo il NLT può diventare realmente uno strumento per semplificare la gestione della mobilità, anziché limitarsi a essere una diversa modalità di utilizzo dell’auto.
Hai un’auto a noleggio e vuoi verificare la situazione del contratto?
Se stai utilizzando un’auto o un veicolo commerciale a noleggio a lungo termine, può essere utile verificare periodicamente:
- percorrenza;
- scadenza;
- condizioni del mezzo;
- esigenze future;
- tempistiche per la sostituzione.
Se invece gestisci più veicoli aziendali, la stessa analisi può essere effettuata sull’intera flotta per programmare rinnovi e nuove esigenze con maggiore anticipo.
Contattami per valutare la gestione o il rinnovo del tuo noleggio
A cura di Christian Manganelli
Christian Manganelli è consulente specializzato nel noleggio a lungo termine e nella mobilità aziendale, con oltre 25 anni di esperienza commerciale nel settore automotive.
Affianca aziende, professionisti e privati nella scelta e nella gestione di auto e veicoli commerciali, con particolare attenzione a percorrenze, scadenze, rinnovi e costi complessivi della mobilità.
