Noleggio a lungo termine per aziende: guida alla gestione della mobilità e della flotta
Il noleggio a lungo termine per aziende è una soluzione che permette di utilizzare auto e veicoli commerciali attraverso un canone periodico, includendo nel contratto diversi servizi legati alla gestione del mezzo.
Per un’impresa, però, il tema non riguarda soltanto il modo in cui viene acquisita un’auto.
Quando i veicoli diventano due, cinque, dieci o più, entrano in gioco anche costi complessivi, percorrenze, driver, scadenze, manutenzione, tempi di consegna, sostituzione dei mezzi e organizzazione della flotta.
Per questo il noleggio a lungo termine può essere valutato come parte di una più ampia strategia di mobilità aziendale e gestione del parco veicoli.
In questa guida vediamo come funziona il NLT per le aziende, quali elementi considerare, come impostare correttamente una flotta e quali errori evitare.
Come funziona il noleggio a lungo termine per un’azienda?
Il principio è lo stesso del NLT rivolto a professionisti e privati: l’azienda utilizza un veicolo per una durata e un chilometraggio prestabiliti, pagando un canone che comprende il mezzo e i servizi previsti dal contratto.
La differenza è che, in ambito aziendale, la valutazione può diventare più articolata.
Bisogna considerare:
- numero dei veicoli;
- tipologia di utilizzo;
- categoria dei driver;
- percorrenze;
- durata prevista;
- necessità operative;
- veicoli commerciali;
- eventuali allestimenti;
- servizi inclusi;
- costi di gestione;
- scadenze e rinnovi.
Per questo, quando si parla di NLT aziendale, preferisco partire dalla mobilità dell’impresa e non dalla singola automobile.
Quali aziende possono utilizzare il noleggio a lungo termine?
Il NLT può essere valutato da realtà molto diverse:
- piccole e medie imprese;
- società strutturate;
- professionisti;
- attività commerciali;
- imprese artigiane;
- aziende con agenti o tecnici;
- società con flotte composte da più veicoli;
- imprese che utilizzano veicoli commerciali.
Non è necessario avere una grande flotta.
Anche un’azienda con una o due vetture può valutare il noleggio a lungo termine se desidera semplificare la gestione del veicolo e programmare meglio una parte dei costi.
Quali veicoli può noleggiare un’azienda?
Il noleggio a lungo termine può riguardare diverse categorie di mezzi.
Autovetture
Auto destinate, ad esempio, a:
- titolari;
- amministratori;
- commerciali;
- dipendenti;
- collaboratori;
- tecnici.
Veicoli commerciali
Furgoni e mezzi destinati all’attività operativa dell’impresa.
In alcuni casi possono essere disponibili anche veicoli commerciali con allestimenti specifici, da valutare in funzione delle esigenze professionali.
La scelta dovrebbe partire dal lavoro che il veicolo deve svolgere, non soltanto dal modello o dal canone.
Perché un’azienda può scegliere il noleggio a lungo termine?
Le ragioni possono essere diverse.
Prevedibilità dei costi
Il canone permette di concentrare in un unico importo diversi servizi legati al veicolo.
Questo può semplificare la programmazione economica.
Riduzione della gestione
Manutenzione, coperture assicurative e altri servizi possono essere gestiti attraverso il contratto.
L’azienda può quindi ridurre parte delle attività operative legate ai veicoli.
Programmazione dei rinnovi
Il contratto ha una durata definita.
Questo permette di pianificare la sostituzione delle vetture e dei mezzi commerciali con maggiore anticipo.
Gestione del valore residuo
Nel NLT il veicolo rimane di proprietà della società di noleggio.
L’azienda non deve quindi occuparsi direttamente della futura vendita del mezzo.
Possibilità di standardizzare la flotta
Con più veicoli può essere utile definire categorie, percorrenze e servizi omogenei, riducendo la frammentazione.
Il noleggio a lungo termine conviene sempre a un’azienda?
No.
Come per qualsiasi altra soluzione, la convenienza dipende dalla situazione specifica.
Bisogna considerare:
- utilizzo;
- percorrenze;
- durata;
- numero di veicoli;
- modalità con cui l’azienda gestisce oggi la flotta;
- costo delle alternative;
- eventuali esigenze di proprietà del mezzo.
Per questo un confronto corretto dovrebbe partire dal TCO – Total Cost of Ownership, cioè dal costo complessivo di utilizzo del veicolo, e non soltanto dal canone.
Approfondimento: Quanto costa realmente un’auto? Guida al TCO
Cos’è una flotta aziendale?
Una flotta aziendale è l’insieme dei veicoli utilizzati da un’impresa per svolgere la propria attività.
Può essere composta da:
- auto assegnate a dipendenti;
- vetture commerciali;
- auto di servizio;
- veicoli condivisi;
- furgoni;
- mezzi con allestimenti specifici.
Anche una flotta di dimensioni contenute può generare complessità.
Ogni veicolo ha infatti:
driver + scadenza + percorrenza + manutenzione + assicurazione + costi + modalità di utilizzo.
Con l’aumentare dei mezzi cresce quindi anche la necessità di organizzare questi elementi in modo strutturato.
Come si gestisce correttamente una flotta aziendale?
La gestione dovrebbe partire da alcune informazioni fondamentali.
Numero dei veicoli
Quanti mezzi vengono utilizzati e per quali attività?
Driver
Chi utilizza ogni veicolo?
Percorrenze
Quanti chilometri percorre mediamente ciascun mezzo?
Funzione del veicolo
Il mezzo è destinato a un commerciale, a un tecnico, a un amministratore o a un’attività operativa?
Scadenze
Quando termina ogni contratto?
Costi
Quanto costa realmente ogni mezzo durante il periodo di utilizzo?
Queste informazioni permettono di passare da una gestione reattiva a una programmazione della mobilità aziendale.
Come scegliere le auto di una flotta?
Una delle prime decisioni riguarda le categorie di veicoli.
L’errore più comune è valutare ogni richiesta individualmente senza una logica complessiva.
Un’azienda può invece creare categorie, ad esempio:
Categoria A
Auto operative.
Categoria B
Auto commerciali.
Categoria C
Auto per responsabili o dirigenti.
Veicoli commerciali
Mezzi destinati alle attività operative.
Questo aiuta a definire:
- budget;
- caratteristiche minime;
- alimentazioni;
- percorrenze;
- durata;
- servizi;
- criteri di assegnazione.
La standardizzazione non significa necessariamente imporre la stessa vettura a tutti, ma creare regole coerenti per la scelta.
Come scegliere durata e chilometraggio per una flotta?
Durata e percorrenza dovrebbero riflettere il reale utilizzo dei veicoli.
Per esempio, un commerciale che percorre 35.000 chilometri all’anno ha esigenze molto diverse da un amministratore che ne percorre 12.000.
Applicare lo stesso contratto a entrambi potrebbe essere inefficiente.
È quindi utile classificare i driver in funzione della percorrenza.
Per ogni veicolo si dovrebbero analizzare:
- chilometri annui;
- durata prevista;
- tipo di percorrenza;
- possibilità di variazione;
- necessità di sostituzione futura.
Una stima realistica riduce il rischio di conguagli e configurazioni poco efficienti.
Come controllare i chilometri durante il contratto?
La percorrenza dovrebbe essere verificata periodicamente.
Un controllo semplice può essere effettuato confrontando:
chilometri effettivi percorsi
con
chilometri teorici previsti a quella data.
Se un veicolo sta percorrendo molto più del previsto, è preferibile accorgersene durante il contratto anziché alla fine.
Questo può permettere di verificare eventuali soluzioni disponibili o, almeno, di programmare correttamente i costi futuri.
Come gestire i driver?
In una flotta aziendale è importante sapere chi utilizza ciascun mezzo.
Durante il contratto possono infatti verificarsi:
- cambio mansione;
- dimissioni;
- nuove assunzioni;
- spostamenti interni;
- necessità di assegnare il veicolo a un altro dipendente.
Le modalità di gestione dei driver dipendono dalle condizioni previste dal contratto e dalla società di noleggio.
Per questo è utile mantenere un registro aggiornato delle assegnazioni dei veicoli.
Come gestire le scadenze dei contratti?
Una delle attività più importanti riguarda il rinnovo.
Aspettare la scadenza del contratto prima di iniziare a cercare il nuovo veicolo può creare problemi.
I tempi di consegna possono infatti variare in modo significativo.
Per ogni mezzo consiglio quindi di registrare almeno:
- data di inizio;
- data di scadenza;
- chilometraggio previsto;
- chilometraggio attuale;
- driver;
- modello;
- data prevista per avviare il rinnovo.
Questo permette di trasformare il rinnovo da emergenza a processo programmato.
Approfondimento: Quanto tempo prima della scadenza del NLT bisogna ordinare la nuova auto?
Quando iniziare a pianificare il rinnovo?
Non esiste un intervallo valido per qualsiasi modello.
Una vettura disponibile rapidamente richiede una pianificazione diversa rispetto a un veicolo con tempi di produzione lunghi.
In generale è utile iniziare a verificare:
scadenza contratto + tempi stimati nuovo veicolo + approvazione nuova pratica + eventuale necessità di vettura temporanea.
Questo consente di ridurre il rischio di sovrapposizioni o periodi senza mezzo.
Come valutare i costi di una flotta?
Il canone è importante, ma non dovrebbe essere l’unico indicatore.
Per ogni veicolo è utile considerare:
- canone;
- eventuale anticipo;
- chilometri;
- servizi inclusi;
- franchigie;
- carburante o energia;
- eventuali costi extra;
- tempo dedicato alla gestione;
- eventuali fermi del mezzo.
Per veicoli di proprietà entrano inoltre nel confronto:
- svalutazione;
- assicurazione;
- manutenzione;
- pneumatici;
- costi finanziari;
- gestione della vendita futura.
L’obiettivo è arrivare a un costo complessivo comparabile per veicolo.
Perché il TCO è importante nella gestione della flotta?
Un’azienda può scoprire che il veicolo con il canone più basso non è quello che genera il costo complessivo migliore.
Allo stesso modo, un’auto con prezzo di listino superiore può risultare più efficiente grazie a:
- valore residuo;
- consumi;
- manutenzione;
- condizioni di noleggio;
- disponibilità;
- maggiore coerenza con l’utilizzo reale.
Come scegliere l’alimentazione delle auto aziendali?
Non esiste un’alimentazione ideale per qualsiasi utilizzo.
La scelta tra:
- benzina;
- diesel;
- mild hybrid;
- full hybrid;
- plug-in hybrid;
- elettrico
dovrebbe partire da:
- percorrenza;
- tipo di percorso;
- possibilità di ricarica;
- utilizzo quotidiano;
- durata del contratto;
- costo complessivo.
Per esempio, una plug-in hybrid utilizzata senza ricarica regolare può perdere parte dei vantaggi attesi.
Allo stesso modo, un’auto elettrica può essere molto efficiente quando il profilo di utilizzo è coerente con autonomia e possibilità di ricarica.
Approfondimento: Auto aziendale: come scegliere tra benzina, diesel, hybrid, plug-in ed elettrico
Flotta elettrica: quando può avere senso?
L’elettrificazione non dovrebbe essere affrontata con un approccio “tutto o niente”.
Un’azienda può iniziare identificando i veicoli più adatti.
Per esempio:
bassa o media percorrenza + rientro quotidiano in sede + possibilità di ricarica
può rappresentare un profilo interessante.
Diversamente, veicoli con percorrenze elevate, lunghe tratte imprevedibili o impossibilità di ricaricare richiedono valutazioni differenti.
La transizione può quindi essere graduale e basata sull’utilizzo reale di ciascun mezzo.
Veicoli commerciali e flotta aziendale
Per molte aziende i veicoli commerciali sono parte essenziale dell’attività.
La valutazione dovrebbe considerare:
- volume di carico;
- portata;
- dimensioni;
- percorrenza;
- accessibilità;
- eventuale allestimento;
- affidabilità;
- tempi di fermo.
Nel caso di un mezzo da lavoro, un errore nella scelta può avere un impatto diretto sulla produttività.
Per questo il criterio principale non dovrebbe essere soltanto:
“Quale furgone costa meno?”
ma:
“Quale mezzo permette di svolgere meglio il lavoro con un costo complessivo sostenibile?”
Come ridurre i costi di una flotta aziendale?
Ridurre i costi non significa necessariamente scegliere veicoli più economici.
Alcuni interventi possono essere più efficaci:
Correggere i chilometraggi
Contratti costruiti su percorrenze realistiche.
Ridurre la frammentazione
Standardizzare alcune categorie di veicoli.
Programmare i rinnovi
Evitare decisioni prese in emergenza.
Confrontare modelli equivalenti
Non concentrarsi su un’unica marca o modello.
Analizzare il TCO
Valutare costi complessivi.
Verificare i servizi
Evitare servizi non necessari o, al contrario, contratti troppo essenziali che generano costi successivi.
Scegliere l’alimentazione corretta
In funzione dell’utilizzo.
Gli errori più comuni nella gestione della flotta
Scegliere solo in base al canone
Un canone basso può nascondere un contratto non coerente con l’utilizzo.
Sottostimare i chilometri
Può generare conguagli significativi.
Aspettare la scadenza
Riduce le alternative disponibili.
Utilizzare la stessa configurazione per tutti
Driver differenti possono avere esigenze differenti.
Non controllare i costi reali
Il costo della flotta non coincide necessariamente con la somma dei canoni.
Non aggiornare le assegnazioni
Può creare problemi nella gestione dei driver.
Non considerare i veicoli commerciali come strumenti produttivi
Per un furgone, fermo e inefficienza possono costare più del canone.
Quali informazioni dovrebbe raccogliere un’azienda sulla propria flotta?
Una gestione efficace può partire da un semplice prospetto con:
- targa;
- marca e modello;
- driver;
- data inizio contratto;
- scadenza;
- chilometri contrattuali;
- chilometri attuali;
- canone;
- servizi principali;
- alimentazione;
- data prevista per il rinnovo.
Anche una struttura semplice permette di avere una visione molto più chiara.
Come capire se la flotta è efficiente?
Alcune domande possono aiutare:
Conosciamo il costo complessivo di ogni veicolo?
I chilometraggi contrattuali corrispondono all’utilizzo reale?
Sappiamo con quanto anticipo scadono i contratti?
I veicoli assegnati sono coerenti con il lavoro svolto?
Stiamo confrontando alternative equivalenti?
Le alimentazioni scelte sono coerenti con le percorrenze?
Quanto tempo interno dedichiamo alla gestione dei mezzi?
Se molte risposte sono incerte, probabilmente esiste spazio per migliorare l’organizzazione della mobilità aziendale.
Noleggio a lungo termine per PMI
Il tema della flotta non riguarda soltanto le grandi aziende.
Una PMI con pochi veicoli può avere proporzionalmente una maggiore difficoltà di gestione, perché spesso non dispone di una figura dedicata.
Le attività vengono quindi distribuite tra:
- amministrazione;
- titolare;
- responsabile acquisti;
- personale operativo.
In questi casi una gestione più strutturata del NLT può aiutare a ridurre dispersione e perdita di tempo.
Noleggio a lungo termine o proprietà per una flotta?
Non esiste una formula necessariamente migliore.
Alcune aziende preferiscono acquistare i mezzi e mantenerli per molti anni.
Altre preferiscono utilizzare il noleggio per semplificare gestione e rinnovi.
Altre ancora utilizzano una combinazione delle due soluzioni.
Per effettuare un confronto corretto è necessario considerare:
- durata;
- percorrenza;
- costo di acquisto;
- svalutazione;
- servizi;
- manutenzione;
- amministrazione;
- rischio;
- esigenze operative.
Approfondimenti:
NLT o acquisto: come confrontare realmente i costi
Quanto costa realmente un’auto? Guida al TCO
Domande frequenti sul noleggio a lungo termine per aziende
Un’azienda può noleggiare una sola auto?
Sì. Non è necessario avere una flotta numerosa per utilizzare il NLT.
È possibile noleggiare veicoli commerciali?
Sì. È possibile valutare furgoni e veicoli commerciali disponibili attraverso le società di noleggio.
È possibile noleggiare mezzi allestiti?
In determinati casi sì. La disponibilità dipende dal veicolo e dal tipo di allestimento richiesto.
È possibile cambiare driver durante il contratto?
Le modalità dipendono dalle condizioni contrattuali e dalla società di noleggio. In caso di cambio assegnatario è opportuno verificare la procedura prevista.
Posso avere contratti con chilometraggi differenti?
Sì. È spesso opportuno costruire ciascun contratto sulla percorrenza prevista del veicolo.
È meglio standardizzare la flotta?
Può essere utile creare categorie e criteri comuni, senza necessariamente utilizzare lo stesso modello per tutti.
Come posso controllare le scadenze?
È sufficiente partire da un registro aggiornato con data di scadenza, driver, chilometraggio e data prevista per iniziare il rinnovo.
Dalla gestione dei veicoli alla gestione della mobilità
Una flotta efficiente non nasce semplicemente dalla ricerca del canone più basso.
Nasce dalla capacità di mettere insieme:
persone + veicoli + percorrenze + costi + scadenze + esigenze operative.
Il noleggio a lungo termine può essere uno strumento utile all’interno di questa organizzazione, ma deve essere costruito sulle reali necessità dell’impresa.
Per questo considero il NLT aziendale soprattutto come un’attività di analisi e programmazione della mobilità, più che come la semplice fornitura di un’automobile.
Vuoi analizzare la mobilità della tua azienda?
Se la tua azienda utilizza una o più auto o veicoli commerciali, possiamo partire dalla situazione attuale:
- mezzi utilizzati;
- percorrenze;
- scadenze;
- driver;
- costi;
- esigenze future.
Da qui è possibile valutare quali veicoli mantenere, quali sostituire e quali soluzioni di noleggio a lungo termine possano essere più coerenti con l’attività.
Contattami per analizzare la tua flotta aziendale
A cura di Christian Manganelli
Christian Manganelli è consulente specializzato nel noleggio a lungo termine e nella mobilità aziendale, con oltre 25 anni di esperienza commerciale nel settore automotive.
Affianca aziende e professionisti nella valutazione di auto, veicoli commerciali e soluzioni per la gestione della mobilità, con particolare attenzione a percorrenze, costi complessivi, rinnovi e organizzazione della flotta.
