Quanto tempo prima della scadenza del NLT bisogna ordinare la nuova auto?
Una delle domande più importanti nella gestione di un contratto di noleggio a lungo termine riguarda il momento in cui iniziare a scegliere e ordinare il veicolo successivo.
Aspettare gli ultimi mesi può essere rischioso.
I tempi necessari per ricevere una nuova auto possono infatti dipendere da molti fattori: disponibilità del modello, tempi di produzione, configurazione, approvazione della pratica, logistica ed eventuale necessità di una vettura temporanea o in preassegnazione.
Per questo non esiste una regola valida per qualsiasi situazione.
In generale, è preferibile iniziare a pianificare il rinnovo diversi mesi prima della scadenza, soprattutto quando si desidera scegliere liberamente modello, alimentazione e configurazione.
In questa guida vediamo come programmare correttamente la sostituzione di un’auto a noleggio a lungo termine e quali elementi considerare per ridurre il rischio di rimanere senza veicolo.
Perché è importante pianificare il rinnovo del NLT
La data di scadenza del contratto è nota fin dall’inizio.
Questo rappresenta un vantaggio importante: permette di programmare per tempo la sostituzione.
Il problema nasce quando si considera la scadenza come il momento in cui iniziare a cercare la nuova auto.
In realtà, prima della consegna del veicolo successivo devono essere completate diverse fasi:
- analisi delle nuove esigenze;
- scelta del modello;
- confronto delle offerte;
- definizione di durata e chilometraggio;
- raccolta dei documenti;
- approvazione della pratica;
- firma del contratto;
- ordine del veicolo;
- produzione o reperimento;
- immatricolazione;
- consegna.
Se il veicolo non è già disponibile, il processo può richiedere diversi mesi.
Quanto tempo prima bisogna iniziare a cercare la nuova auto?
Come indicazione generale, suggerisco di iniziare la valutazione almeno 6 mesi prima della scadenza.
In alcuni casi può essere sufficiente meno tempo.
In altri può essere opportuno iniziare anche 8-12 mesi prima.
Dipende soprattutto dal tipo di veicolo.
Veicolo in pronta consegna
Può richiedere tempi relativamente brevi.
Auto già prodotta ma non ancora disponibile
I tempi possono essere intermedi.
Auto da ordinare in fabbrica
Può richiedere diversi mesi.
Modello nuovo o particolarmente richiesto
I tempi possono aumentare.
Veicolo commerciale allestito
Produzione e allestimento possono richiedere ulteriori settimane o mesi.
Per questo la pianificazione dovrebbe partire dal tempo reale necessario per ricevere il nuovo mezzo, non da una regola fissa.
Una semplice linea temporale
Un modo pratico per organizzarsi può essere questo.
9-12 mesi prima
Iniziare a ragionare sul futuro utilizzo.
Domande utili:
- la percorrenza rimarrà la stessa?
- servirà ancora la stessa categoria di auto?
- il driver sarà lo stesso?
- è cambiato il tipo di percorso?
- conviene valutare hybrid, plug-in o elettrico?
- sono cambiate le esigenze aziendali?
Questa fase serve soprattutto per impostare la strategia.
6-9 mesi prima
È il momento ideale per iniziare a confrontare:
- modelli;
- alimentazioni;
- canoni;
- tempi di consegna;
- disponibilità;
- durata e chilometraggio.
Per molte vetture questa è la finestra nella quale inizierei concretamente il processo.
4-6 mesi prima
Se la nuova auto non è stata ancora ordinata, diventa importante verificare rapidamente i tempi disponibili.
Le alternative potrebbero iniziare a ridursi, soprattutto sui modelli con consegna lunga.
Meno di 3 mesi
La scelta può diventare molto più dipendente da:
- pronta consegna;
- stock disponibili;
- vetture già ordinate;
- eventuali soluzioni temporanee.
Non significa necessariamente che sia troppo tardi, ma la libertà di scelta può diminuire.
Perché i tempi di consegna possono essere così diversi?
Due auto appartenenti allo stesso segmento possono avere tempi molto differenti.
Le ragioni possono comprendere:
- capacità produttiva;
- disponibilità dei componenti;
- domanda del mercato;
- provenienza dello stabilimento;
- trasporto;
- configurazione;
- optional;
- alimentazione;
- disponibilità presso la società di noleggio.
Una vettura presente in stock può essere disponibile in tempi relativamente brevi.
La stessa auto configurata con specifici optional può invece richiedere una nuova produzione.
Pronta consegna: cosa significa realmente?
Con pronta consegna si indica generalmente un veicolo già disponibile o comunque già presente all’interno di una filiera di consegna relativamente avanzata.
Non significa necessariamente che l’auto possa essere ritirata il giorno successivo.
Devono comunque essere completati:
- approvazione;
- contratto;
- immatricolazione;
- eventuale trasferimento;
- preparazione;
- consegna.
Il vantaggio principale è che non bisogna attendere l’intero ciclo di produzione.
Auto ordinata in fabbrica: quali tempi considerare?
Quando il veicolo deve ancora essere prodotto, il tempo previsto può essere influenzato da numerosi fattori.
La data comunicata al momento dell’ordine è generalmente una stima.
Può subire variazioni.
Per questo, soprattutto quando esiste una scadenza precisa del contratto precedente, consiglio di mantenere un margine temporale.
Pianificare la consegna esattamente per il giorno successivo alla restituzione della vecchia auto può essere rischioso.
Perché ordinare troppo tardi limita la scelta?
Quando manca poco alla scadenza, la domanda cambia.
Da:
“Qual è l’auto più adatta alle mie esigenze?”
si rischia di passare a:
“Quale auto riesco ad avere in tempo?”
Questo può portare a scegliere:
- modello differente;
- allestimento non ideale;
- alimentazione non preferita;
- canone meno interessante;
- chilometraggio o durata meno adatti.
Il tempo è quindi una vera variabile commerciale.
Conviene ordinare molto prima anche se le offerte possono cambiare?
È una domanda frequente.
Aspettare può significare trovare nuove promozioni.
Ma può anche significare:
- perdere un’offerta;
- perdere la disponibilità;
- vedere aumentare i tempi di consegna;
- avere meno modelli tra cui scegliere.
Per questo non suggerisco di ordinare semplicemente “il prima possibile”.
Suggerisco di valutare insieme:
scadenza + tempi di consegna + convenienza dell’offerta + probabilità di disponibilità futura.
Quando ha senso anticipare molto l’ordine?
Può essere particolarmente utile quando:
- il modello ha tempi di produzione lunghi;
- si desidera una configurazione specifica;
- il veicolo è importante per l’attività lavorativa;
- si tratta di un mezzo commerciale;
- è richiesto un allestimento;
- il driver percorre molti chilometri e non può restare senza auto;
- la flotta ha numerosi rinnovi contemporanei.
In questi casi iniziare 8-12 mesi prima può essere perfettamente razionale.
Veicoli commerciali: perché serve ancora più anticipo?
Nel caso di furgoni e mezzi commerciali possono aggiungersi ulteriori fasi.
Per esempio:
- produzione del veicolo base;
- arrivo presso l’allestitore;
- realizzazione dell’allestimento;
- eventuale omologazione;
- consegna finale.
Se è necessaria una:
- sponda idraulica;
- cella frigorifera;
- scaffalatura;
- cassone;
- configurazione speciale,
il tempo complessivo può aumentare.
Cosa succede se la nuova auto non arriva prima della scadenza?
È una delle situazioni che bisogna cercare di prevenire.
Le possibili soluzioni dipendono dal contratto e dalla società di noleggio.
Possono comprendere, quando disponibili:
- proroga del veicolo attuale;
- vettura temporanea;
- preassegnazione;
- altra soluzione concordata.
Non bisogna però considerare nessuna di queste possibilità automatica.
Per questo è importante verificare in anticipo quali opzioni siano realmente disponibili.
Cos’è la preassegnazione?
La preassegnazione è un veicolo temporaneo messo a disposizione del cliente in attesa dell’auto definitiva, quando il servizio è previsto e disponibile.
Può essere utile soprattutto quando:
- il vecchio contratto è terminato;
- l’auto nuova è stata ordinata;
- la consegna richiede ancora tempo;
- il cliente non può rimanere senza veicolo.
La vettura in preassegnazione non coincide necessariamente con il modello ordinato.
Categoria, durata, condizioni e costi dipendono dalla società di noleggio e dalla specifica soluzione.
Preassegnazione e auto sostitutiva sono la stessa cosa?
No.
È una distinzione importante.
Preassegnazione
Viene generalmente utilizzata prima della consegna dell’auto definitiva.
Auto sostitutiva
Interviene durante il contratto quando il veicolo principale non può essere utilizzato nelle situazioni previste dal servizio, ad esempio in caso di guasto o sinistro.
Sono quindi strumenti con finalità diverse.
Quando richiedere una preassegnazione?
La valutazione dovrebbe essere fatta non appena emerge un possibile disallineamento tra:
scadenza del veicolo attuale
e
consegna prevista del nuovo mezzo.
Aspettare gli ultimi giorni può ridurre la disponibilità delle soluzioni temporanee.
Anche la preassegnazione può infatti richiedere:
- approvazione;
- organizzazione;
- disponibilità del veicolo;
- tempi logistici.
La preassegnazione è sempre disponibile?
No.
Dipende da:
- società di noleggio;
- disponibilità;
- contratto;
- categoria del veicolo;
- condizioni commerciali.
Per questo deve essere verificata caso per caso.
Non suggerirei mai di ordinare un’auto contando automaticamente sulla disponibilità di un veicolo temporaneo.
Quanto prima bisogna iniziare il rinnovo di un’auto aziendale?
Per una singola auto si può gestire il rinnovo individualmente.
Quando l’azienda possiede più mezzi, invece, consiglio di creare un vero calendario delle scadenze.
Per ogni veicolo è utile registrare:
- targa;
- modello;
- driver;
- scadenza;
- chilometraggio contrattuale;
- chilometraggio attuale;
- tempo previsto per il rinnovo;
- data nella quale iniziare la nuova valutazione.
Questo permette di evitare che diverse scadenze arrivino contemporaneamente senza essere state pianificate.
Come programmare il rinnovo di una flotta
Per una flotta aziendale utilizzerei una logica a semaforo.
Verde
Più di 9 mesi alla scadenza.
Nessuna urgenza, ma si possono monitorare utilizzo e chilometri.
Giallo
Tra 6 e 9 mesi.
Iniziare l’analisi della nuova esigenza.
Arancione
Tra 3 e 6 mesi.
Il nuovo veicolo dovrebbe essere già individuato o in fase di ordine.
Rosso
Meno di 3 mesi.
Verificare immediatamente tempi di consegna, disponibilità e possibili soluzioni temporanee.
Questa semplice organizzazione può rendere molto più efficace la gestione della flotta.
Prima del rinnovo bisogna controllare anche i chilometri
La scadenza temporale non è l’unica informazione importante.
Bisogna verificare anche la percorrenza.
Un contratto potrebbe essere vicino alla fine del periodo ma avere già superato significativamente i chilometri previsti.
Oppure potrebbe trovarsi nella situazione opposta.
Prima di costruire il nuovo contratto è quindi utile confrontare:
chilometraggio previsto
con
chilometraggio realmente effettuato.
Questo aiuta anche a configurare meglio il contratto successivo.
Il nuovo contratto deve essere uguale al precedente?
Non necessariamente.
La scadenza è un’occasione per verificare se le esigenze siano cambiate.
Per esempio:
- percorrenza aumentata o diminuita;
- cambio del driver;
- nuova mansione;
- necessità di maggiore spazio;
- possibilità di ricarica;
- cambio di alimentazione;
- esigenze familiari differenti;
- nuovi requisiti aziendali.
Ripetere automaticamente lo stesso contratto può significare perdere l’opportunità di migliorare la soluzione.
È il momento giusto per cambiare alimentazione?
La scadenza del contratto può essere un buon momento per valutare:
- benzina;
- diesel;
- full hybrid;
- plug-in hybrid;
- elettrico.
La decisione dovrebbe però partire dal nuovo profilo di utilizzo.
Approfondimento: Auto aziendale: come scegliere tra benzina, diesel, hybrid, plug-in ed elettrico
Quanto incide l’approvazione della pratica sui tempi?
Anche quando il veicolo è disponibile, la consegna non dipende soltanto dall’auto.
Prima dell’ordine definitivo può essere necessario completare la valutazione della pratica.
Per questo è utile predisporre in anticipo la documentazione richiesta.
Per un’azienda possono essere necessari, a seconda della situazione:
- visura camerale;
- documenti del legale rappresentante;
- documentazione economico-finanziaria;
- altri elementi richiesti dalla società di noleggio.
Un ritardo nella documentazione può tradursi in un ritardo nell’ordine.
I tempi comunicati sono garantiti?
Generalmente devono essere considerati stime salvo specifiche condizioni contrattuali.
Produzione e logistica possono subire variazioni.
Per questo consiglio di evitare una pianificazione costruita senza margine.
Se il veicolo è indispensabile per il lavoro, avere qualche settimana di sovrapposizione potenziale è spesso preferibile rispetto al rischio di rimanere senza mezzo.
Quando conviene scegliere una pronta consegna?
Può essere particolarmente utile quando:
- la scadenza è vicina;
- il mezzo serve rapidamente;
- la configurazione disponibile soddisfa le esigenze;
- il canone è competitivo.
Il vantaggio è soprattutto temporale.
Lo svantaggio è una minore possibilità di personalizzazione.
Quando conviene invece aspettare un’auto da ordinare?
Può avere senso quando:
- il modello è particolarmente adatto all’utilizzo;
- si desiderano determinati optional;
- i tempi sono compatibili con la scadenza;
- le condizioni economiche sono interessanti;
- non esiste urgenza immediata.
Il tempo disponibile permette quindi di scegliere meglio.
Gli errori più comuni nel rinnovo di un NLT
Aspettare la scadenza
È probabilmente l’errore principale.
Guardare soltanto il canone
Un’offerta interessante con consegna troppo lunga potrebbe non risolvere il problema.
Non verificare i tempi reali
“Disponibile” non significa sempre “consegna immediata”.
Non preparare la documentazione
Può rallentare l’approvazione.
Dare per scontata la preassegnazione
Non è sempre disponibile.
Non verificare i chilometri del contratto attuale
Il nuovo contratto dovrebbe essere costruito sulle percorrenze reali.
Ripetere automaticamente lo stesso modello
Le esigenze potrebbero essere cambiate.
Domande frequenti su ordine e tempi di consegna
Quanto tempo prima devo ordinare una nuova auto a noleggio?
Come indicazione generale è utile iniziare la valutazione almeno 6 mesi prima della scadenza. Per modelli con tempi lunghi o configurazioni specifiche può essere opportuno iniziare 8-12 mesi prima.
Quanto tempo serve per ricevere un’auto a noleggio?
Dipende dal modello e dalla disponibilità. Una pronta consegna può richiedere tempi relativamente brevi, mentre un veicolo da produrre può richiedere diversi mesi.
Posso ordinare la nuova auto prima che finisca il vecchio contratto?
Sì, ed è generalmente proprio ciò che conviene fare quando i tempi di consegna lo richiedono.
Cosa succede se l’auto nuova arriva in ritardo?
Devono essere verificate le possibili soluzioni con la società di noleggio, come eventuale proroga, preassegnazione o altre formule temporanee quando disponibili.
Cos’è una vettura in preassegnazione?
È un’auto temporanea che può essere messa a disposizione in attesa della consegna del veicolo definitivo, secondo le condizioni previste.
La preassegnazione è sempre della stessa categoria dell’auto ordinata?
Non necessariamente. Dipende dalla disponibilità e dalle condizioni previste.
È meglio una pronta consegna o ordinare l’auto?
Dipende da tempi, esigenze, configurazione e condizioni economiche.
Quando devo iniziare a pianificare il rinnovo di una flotta?
Idealmente con un sistema che segnali le scadenze almeno 6-9 mesi prima, anticipando ulteriormente i mezzi con tempi di consegna più lunghi.
Checklist per programmare correttamente il rinnovo
Prima di ordinare la nuova auto verifica:
Quando scade il contratto attuale?
Quanti chilometri ho già percorso?
Quanti chilometri percorrerò con il nuovo veicolo?
Le mie esigenze sono cambiate?
Quale alimentazione è più adatta?
Quanto tempo richiede il modello scelto?
L’auto è in pronta consegna o da produrre?
La documentazione è pronta?
La pratica deve ancora essere approvata?
È disponibile una soluzione temporanea se necessario?
Quando dovrò restituire il veicolo attuale?
Questa verifica riduce molti dei problemi tipici della fase di rinnovo.
Dal rinnovo dell’auto alla programmazione della mobilità
La sostituzione del veicolo non dovrebbe essere gestita come un’emergenza alla fine del contratto.
È più efficace considerarla una fase prevista fin dall’inizio.
La sequenza ideale è:
monitoraggio del contratto → analisi delle nuove esigenze → scelta dell’auto → ordine → consegna → restituzione del vecchio veicolo.
Più questo processo viene pianificato, maggiore sarà la possibilità di scegliere il veicolo realmente adatto anziché quello semplicemente disponibile all’ultimo momento.
La tua auto a noleggio è vicina alla scadenza?
Se il tuo contratto terminerà nei prossimi mesi, può essere utile verificare subito:
- data di scadenza;
- chilometraggio;
- tempi di consegna dei modelli di interesse;
- esigenze future;
- eventuale necessità di una soluzione temporanea.
Posso aiutarti a confrontare le alternative disponibili e a programmare il rinnovo in modo coerente con la scadenza del contratto attuale.
Contattami per pianificare il rinnovo della tua auto a noleggio
A cura di Christian Manganelli
Christian Manganelli è consulente specializzato nel noleggio a lungo termine e nella mobilità aziendale, con oltre 25 anni di esperienza commerciale nel settore automotive.
Affianca aziende, professionisti e privati nella scelta e nel rinnovo di auto e veicoli commerciali, con particolare attenzione a tempi di consegna, percorrenze, scadenze e programmazione della mobilità.
