GUIDA GESTIONE NLT
Firmare il contratto e ritirare il veicolo rappresentano soltanto l’inizio di un noleggio a lungo termine.
Durante i mesi o gli anni di utilizzo possono verificarsi diverse situazioni: manutenzione, pneumatici, sinistri, danni, variazioni del chilometraggio, cambio del conducente o necessità di assistenza.
Conoscere le procedure previste e intervenire tempestivamente permette di utilizzare meglio i servizi inclusi nel contratto e, soprattutto, di evitare problemi e possibili costi inattesi alla fine del noleggio.
In questa guida vediamo gli aspetti principali da conoscere per gestire correttamente un’auto durante un contratto NLT.
Il contratto rimane il punto di riferimento
Non tutti i contratti di noleggio a lungo termine sono uguali.
Società di noleggio, servizi inclusi, coperture, franchigie, pneumatici e modalità di assistenza possono essere differenti.
Per questo la prima regola è semplice:
conoscere ciò che è previsto dal proprio contratto.
È utile sapere fin dall’inizio:
- quali manutenzioni sono comprese;
- come richiedere assistenza;
- cosa fare in caso di sinistro;
- quali coperture assicurative sono previste;
- quali franchigie sono applicate;
- come vengono gestiti gli pneumatici;
- chi può utilizzare il veicolo;
- cosa succede se cambia la percorrenza prevista.
Molti problemi durante un NLT non dipendono dal servizio in sé, ma dal fatto che una procedura viene seguita troppo tardi o nel modo sbagliato.
1. Manutenzione: rispettare gli interventi previsti
La manutenzione è normalmente uno degli elementi centrali del noleggio a lungo termine.
A seconda del contratto possono essere compresi interventi di manutenzione ordinaria e straordinaria secondo le condizioni previste.
Questo non significa però che il conducente non debba occuparsi dell’auto.
È sua responsabilità prestare attenzione a:
- scadenze indicate dal veicolo;
- spie e segnalazioni;
- eventuali anomalie;
- usura;
- necessità di prenotare gli interventi.
Non rimandare un tagliando
Se il veicolo segnala la necessità di manutenzione, non conviene aspettare.
La corretta manutenzione serve innanzitutto a mantenere l’auto efficiente e sicura, ma è importante anche ai fini della corretta gestione del contratto.
In caso di dubbio è preferibile verificare con il noleggiatore dove e come effettuare l’intervento, evitando di rivolgersi autonomamente a strutture non previste dalla procedura.
2. Cosa fare in caso di guasto
In presenza di un guasto o di un’anomalia significativa eviterei interventi improvvisati.
La prima cosa da fare è utilizzare i canali di assistenza previsti dal contratto.
A seconda della situazione possono essere disponibili servizi come:
- assistenza stradale;
- officina convenzionata;
- traino;
- vettura sostitutiva, quando prevista;
- supporto della società di noleggio.
Anche in questo caso è importante conoscere preventivamente numeri e procedure.
Cercarli per la prima volta quando l’auto è già ferma rende tutto più complicato.
3. Sinistri: la tempestività è fondamentale
Un incidente, anche di piccola entità, deve essere gestito secondo le procedure previste.
Uno degli errori che eviterei è pensare:
“Il danno è piccolo, lo sistemerò prima di restituire l’auto.”
La corretta gestione del sinistro durante il contratto è importante perché consente di utilizzare le coperture previste e di documentare quanto accaduto.
In caso di incidente è quindi opportuno:
- raccogliere le informazioni necessarie;
- documentare l’accaduto quando possibile;
- compilare la documentazione richiesta;
- effettuare tempestivamente la denuncia;
- seguire le indicazioni del noleggiatore per l’eventuale riparazione.
Le procedure e i termini possono cambiare in funzione del contratto: occorre quindi fare riferimento alle condizioni sottoscritte.
4. Anche un danno senza incidente deve essere gestito
Non tutti i danni derivano da un sinistro stradale.
Un’auto può subire:
- un graffio in parcheggio;
- un’ammaccatura;
- un danno a un cerchio;
- una rottura di un cristallo;
- un atto vandalico;
- un danno agli interni.
Anche in questi casi non aspetterei automaticamente la fine del contratto.
La domanda da porsi è:
“Qual è la procedura prevista per questo danno?”
Verificarlo subito permette di capire se occorre effettuare una denuncia, richiedere un intervento o semplicemente documentare quanto accaduto.
Questa attenzione diventa particolarmente importante al momento della riconsegna.
Approfondisci: Fine del noleggio a lungo termine: restituzione, danni, chilometri e rinnovo.
5. Pneumatici: cosa deve controllare il conducente
Gli pneumatici incidono sulla sicurezza e devono essere controllati durante tutto il periodo di utilizzo.
È opportuno verificare periodicamente:
- pressione;
- usura;
- eventuali danneggiamenti;
- anomalie;
- necessità di sostituzione.
Se il contratto comprende il servizio pneumatici, bisogna verificare numero, condizioni e modalità di sostituzione previste.
Non darei per scontato che qualsiasi cambio gomme sia automaticamente incluso.
Anche in questo caso il contratto stabilisce ciò che è previsto.
6. Chilometraggio: non controllarlo soltanto alla fine
Questo è uno degli aspetti che considero più importanti.
Se un contratto è stato configurato, ad esempio, per 60.000 km complessivi, non aspetterei gli ultimi mesi per scoprire che l’auto ne percorrerà 85.000.
Controllerei periodicamente il rapporto tra:
chilometri previsti
e
chilometri realmente percorsi.
Una semplice verifica ogni alcuni mesi permette di individuare rapidamente eventuali scostamenti.
Cosa fare se cambia la percorrenza
Le esigenze possono cambiare.
Un nuovo incarico, un trasferimento, un diverso territorio commerciale o semplicemente una previsione iniziale non corretta possono modificare significativamente i chilometri annuali.
Se emerge una differenza importante, suggerisco di verificare per tempo se il contratto consente una rimodulazione chilometrica e a quali condizioni.
Aspettare la scadenza significa invece affrontare direttamente l’eventuale conguaglio previsto.
7. Chi può guidare l’auto?
È importante verificare anche le condizioni relative ai conducenti.
Soprattutto nelle aziende può capitare che:
- cambi il driver;
- il veicolo venga assegnato a un altro dipendente;
- sia necessario aggiungere un conducente;
- cambino le esigenze organizzative.
Non bisogna presumere automaticamente che qualsiasi persona possa utilizzare il mezzo alle stesse condizioni.
Quando cambia l’utilizzatore abituale, è opportuno verificare quanto previsto dal contratto e comunicare le informazioni eventualmente richieste.
8. Multe e responsabilità del conducente
Il fatto che l’auto sia a noleggio non elimina le responsabilità derivanti dal suo utilizzo.
Infrazioni, multe, parcheggi e altri eventi vengono gestiti secondo le procedure previste.
È quindi importante mantenere aggiornati i dati necessari e gestire tempestivamente eventuali comunicazioni.
Per un’azienda con più driver è utile avere anche una procedura interna chiara per l’assegnazione dei veicoli, così da sapere chi stava utilizzando ogni mezzo in un determinato periodo.
9. Vettura sostitutiva: verificare cosa prevede il contratto
La vettura sostitutiva è un servizio importante, ma condizioni e modalità possono variare.
Prima di averne bisogno è utile sapere:
- se è inclusa;
- in quali situazioni viene concessa;
- dopo quanto tempo;
- quale categoria è prevista;
- per quanto tempo può essere utilizzata.
Questo è particolarmente importante per aziende e professionisti per i quali l’indisponibilità dell’auto può interferire direttamente con il lavoro.
10. Auto elettriche e plug-in: attenzione anche alla ricarica
Con un’auto elettrica o plug-in entra nella gestione quotidiana un elemento ulteriore: la batteria e la ricarica.
È importante considerare:
- modalità di ricarica;
- cavi in dotazione;
- infrastrutture utilizzate;
- gestione delle tessere o applicazioni;
- condizioni previste dal contratto.
I cavi e gli eventuali accessori forniti con il veicolo devono inoltre essere conservati perché dovranno essere restituiti insieme all’auto.
Per approfondire la scelta delle diverse motorizzazioni puoi consultare Auto aziendale: come scegliere tra benzina, diesel, hybrid, plug-in ed elettrico.
11. Non modificare il veicolo senza verificare
Un’auto a noleggio non è di proprietà dell’utilizzatore.
Prima di installare accessori, modificare componenti, applicare personalizzazioni permanenti o effettuare interventi non ordinari è quindi opportuno verificare cosa consente il contratto.
Il principio da seguire è:
prima verificare, poi modificare.
Questo è ancora più importante per i veicoli commerciali, sui quali possono essere presenti allestimenti, scaffalature, rivestimenti o altre attrezzature.
Per questi mezzi trovi anche l’approfondimento Noleggio a lungo termine di veicoli commerciali: come scegliere il mezzo adatto all’attività.
12. Conservare documenti e comunicazioni importanti
Durante alcuni anni di contratto possono accumularsi molte informazioni.
Conserverei almeno:
- contratto;
- eventuali variazioni contrattuali;
- denunce di sinistro;
- documentazione relativa ai danni;
- comunicazioni importanti;
- documenti relativi agli interventi;
- informazioni sulle variazioni chilometriche.
Non serve necessariamente conservare tutto su carta.
È sufficiente avere una cartella digitale dedicata al veicolo nella quale recuperare rapidamente le informazioni quando servono.
Per un’azienda con più mezzi questa semplice organizzazione diventa ancora più utile.
13. Prepararsi alla scadenza prima degli ultimi mesi
Gestire correttamente l’auto durante il contratto significa anche non dimenticare la data finale.
Con l’avvicinarsi della scadenza bisognerà valutare:
- chilometraggio;
- condizioni dell’auto;
- eventuali danni;
- nuova esigenza di mobilità;
- tempi di consegna del veicolo successivo;
- eventuale rinnovo.
Una gestione ordinata durante il contratto rende molto più semplice questa fase.
Approfondisci: Fine del noleggio a lungo termine: restituzione, danni, chilometri e rinnovo.
Puoi inoltre approfondire la programmazione del rinnovo nella guida Quanto tempo prima della scadenza del NLT bisogna ordinare la nuova auto?
Per le aziende: gestire il veicolo significa gestire informazioni
Quando un’azienda dispone di più auto o veicoli commerciali, la gestione quotidiana può diventare una fonte di informazioni molto utile.
Per ogni mezzo può essere interessante conoscere:
driver + chilometri + scadenza + manutenzione + sinistri + pneumatici + utilizzo.
Questi dati permettono di capire se il contratto iniziale è ancora coerente con le esigenze dell’azienda.
E, soprattutto, permettono di configurare meglio il contratto successivo.
La gestione della flotta non dovrebbe quindi limitarsi alla risoluzione dei problemi: dovrebbe produrre informazioni utili per le decisioni future.
Per approfondire questo tema puoi leggere Noleggio a lungo termine per aziende: guida alla gestione della mobilità e della flotta.
Gli errori più comuni durante un NLT
- ignorare le scadenze di manutenzione;
- non denunciare tempestivamente un danno;
- aspettare la fine del contratto per controllare i chilometri;
- effettuare riparazioni o modifiche senza verificare la procedura;
- non conoscere i servizi realmente compresi;
- perdere documenti, chiavi o accessori;
- iniziare troppo tardi a pensare alla sostituzione dell’auto.
La maggior parte di queste situazioni può essere evitata con una gestione relativamente semplice.
Una checklist periodica
Ogni alcuni mesi può essere utile verificare:
- chilometraggio;
- manutenzione;
- pneumatici;
- eventuali danni;
- documentazione;
- driver;
- servizi utilizzati;
- scadenza del contratto.
Per le aziende questa verifica può diventare una piccola procedura periodica applicata a tutta la flotta.
In sintesi
Gestire correttamente un’auto a noleggio significa soprattutto conoscere il contratto e intervenire tempestivamente quando si verifica qualcosa.
- Rispetta manutenzione e procedure previste.
- Denuncia tempestivamente sinistri e danni.
- Controlla periodicamente gli pneumatici.
- Verifica l’andamento del chilometraggio.
- Comunica eventuali cambiamenti significativi nell’utilizzo.
- Conserva documenti e accessori.
- Non aspettare la scadenza per iniziare a pensare al rinnovo.
Una buona gestione durante il contratto rende più semplice anche la restituzione finale.
Domande frequenti
Cosa devo fare se l’auto a noleggio si guasta?
Bisogna utilizzare i canali di assistenza e le strutture previste dal contratto, evitando interventi autonomi non autorizzati.
Devo denunciare anche un piccolo danno?
Dipende dalla tipologia di evento e dalle procedure previste. È preferibile verificare subito con il noleggiatore anziché aspettare la restituzione.
Posso portare l’auto dal mio meccanico?
Gli interventi devono essere effettuati secondo le modalità previste dalla società di noleggio. Prima di rivolgersi autonomamente a un’officina è quindi necessario verificare la procedura.
Cosa succede se percorro molti più chilometri del previsto?
Possono essere previsti conguagli. Se lo scostamento emerge durante il contratto è opportuno verificare anticipatamente l’eventuale possibilità di rimodulazione.
Posso modificare o installare accessori sull’auto?
Prima di effettuare modifiche è necessario verificare cosa consente il contratto e se sia richiesta un’autorizzazione.
Devo occuparmi della manutenzione anche se è compresa nel canone?
Sì. Il servizio può essere incluso economicamente, ma il conducente deve comunque rispettare le scadenze, segnalare anomalie e portare il veicolo nelle strutture previste.
Continua ad approfondire
Fine del noleggio a lungo termine
Cosa controllare prima della restituzione, come vengono gestiti danni e chilometri e come prepararsi al rinnovo.
→ Fine del noleggio a lungo termine: restituzione, danni, chilometri e rinnovo
Quando ordinare la nuova auto
Tempi di consegna, programmazione della sostituzione e gestione della scadenza del contratto.
→ Quanto tempo prima della scadenza del NLT bisogna ordinare la nuova auto?
Domande frequenti sul noleggio a lungo termine
Risposte alle principali domande su contratto, costi, gestione dell’auto, aziende, veicoli commerciali e fine del noleggio.
→ Consulta le FAQ sul noleggio a lungo termine
A cura di Christian Manganelli
Christian Manganelli è consulente specializzato nel noleggio a lungo termine e nella mobilità aziendale, con oltre 25 anni di esperienza commerciale nel settore automotive.
Affianca aziende, professionisti e privati nella scelta e nella gestione di auto e veicoli commerciali, dalla configurazione iniziale del contratto fino alla scadenza e al rinnovo.
